Funciones ocultas de Gmail que todos deben conocer

Funciones ocultas de Gmail que todos deben conocer

Controle mejor su bandeja de entrada de Gmail con estos consejos y trucos imprescindibles que lo convertirán en un profesional del correo electrónico.

Si usa  Gmail a  diario en una computadora para el trabajo o para uso personal, o ambos al mismo tiempo que yo, ¿está aprovechando al máximo el cliente de correo electrónico de Google ? Gmail tiene una serie de funciones que pueden ayudarlo a administrar mejor el flujo constante de mensajes hacia y desde su bandeja de entrada de Gmail.

Expongo mis siete consejos principales para que se encamine a convertirse en un profesional de Gmail. Si ya los usas todos, enhorabuena. Si no es así, intente incorporar al menos uno o dos en su rutina, si no el paquete completo. Te lo agradecerás a la larga.

Silenciar hilos de correo electrónico molestos y ruidosos

Quedarse atascado en un hilo de correo electrónico grupal puede ser tan molesto en una computadora portátil como un texto grupal en su teléfono. Tienes suficientes distracciones durante la jornada laboral, especialmente si estás trabajando desde casa , por lo que ciertamente no necesitas ver un correo electrónico grupal llamándote continuamente en la parte superior de tu bandeja de entrada a medida que llegan nuevas respuestas.

Si tiene un correo electrónico grupal activo y ya no le interesa seguir la conversación de ida y vuelta, puede optar por no participar. Abra el hilo, haga clic en el botón de tres puntos en la parte superior y haga clic en Silenciar . La conversación se moverá a su archivo, donde permanecerá incluso cuando lleguen más respuestas.

Si luego siente curiosidad acerca de lo que se perdió, siempre puede encontrarlo en la vista Todos los correos de Gmail, que incluye sus mensajes archivados. A continuación, puede reactivar la conversación si así lo desea abriendo la conversación y haciendo clic en el botón X junto a la etiqueta Silenciar en la parte superior de la página. Una vez desactivado, la próxima vez que reciba una respuesta, aparecerá en la parte superior de su bandeja de entrada.

Posponer para no olvidar

Al igual que el botón de repetición de la alarma que utiliza cuando no está listo para levantarse de la cama, Gmail tiene un botón de repetición para los mensajes a los que no está listo para responder pero que no quiere perder de vista en su bandeja de entrada. . Coloca el cursor sobre un mensaje en tu bandeja de entrada y haz clic en el pequeño botón del reloj a la derecha y elige una fecha y hora posteriores (hoy, mañana, la semana que viene o una hora específica que establezcas) para que vuelva a aparecer en la parte superior de tu bandeja de entrada.

Panel de lectura para una apariencia similar a Outlook

Si tiene una pantalla grande, le animo a que haga uso de su lujoso espacio de pantalla y utilice el panel de lectura de Gmail. Hace que Gmail se parezca más a Outlook, donde puede ver y responder mensajes sin salir de la bandeja de entrada. Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para abrir el panel Configuración rápida, desplácese hacia abajo hasta el panel Lectura y seleccione Derecha de la bandeja de entrada o Debajo de la bandeja de entrada para dividir su vista horizontal o verticalmente.

Elija sus pestañas

Gmail hace un trabajo admirable al filtrar su bandeja de entrada para que los mensajes que le interesan vayan a su bandeja de entrada, mientras que el resto queda relegado a las pestañas Social o Promocional. Haga clic en el ícono de ajustes y luego en  Ver todas las configuraciones . En la página Configuración, seleccione  Bandeja de entrada y en la  sección  Categorías en la parte superior, puede elegir qué pestañas desea en la parte superior de su bandeja de entrada. O si simplemente ignora todas las pestañas que no sean su bandeja de entrada principal, puede desmarcar todas menos la principal para una experiencia de Gmail optimizada y sin pestañas. Para guardar, desplácese hacia abajo y presione el   botón Guardar cambios

deseados. Prefiero abrir cada correo electrónico antes de eliminarlo para poder echarle al menos un vistazo rápido antes de descartarlo. De forma predeterminada, Gmail te envía de vuelta a tu bandeja de entrada en lugar del siguiente mensaje cuando eliminas un mensaje abierto, lo que requiere más clics y tiempo para limpiar tu bandeja de entrada. Sin embargo, puede cambiar este comportamiento en la configuración para avanzar al mensaje anterior o al siguiente después de eliminar un mensaje abierto.

En la configuración, haga clic en Avanzado y verá Avance automático en la parte superior. Haga clic en el dial de radio a la derecha para activar Habilitar . Y si regresa a Configuración> General y se desplaza hacia abajo hasta Avance automático , puede elegir ir a la conversación siguiente (más reciente) o anterior (anterior). Para guardar, desplácese hacia abajo y presione el   botón Guardar cambios .

Envíe por correo electrónico archivos adjuntos grandes a través de Google Drive

Hay un pequeño ícono de Drive en la parte inferior de la ventana de redacción de Gmail. Le permite adjuntar archivos que haya almacenado en Drive o simplemente enviar un enlace. Para los formatos de Google Drive (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc.), su única opción es enviar un enlace al archivo. Para otros tipos de archivos (PDF, documentos de Word, imágenes), tiene la opción de enviarlos como un archivo adjunto o un enlace de Drive, lo que le permite compartir archivos más grandes que el límite de tamaño de 25 MB de archivos adjuntos de Gmail.

Esconderse a simple vista: búsqueda avanzada

Con Google detrás de Gmail, no sorprende que Gmail ofrezca potentes herramientas de búsqueda. Es probable que haya utilizado la barra de búsqueda sobre su bandeja de entrada para desenterrar un correo electrónico antiguo basado en una palabra clave o remitente, pero puede hacer mucho más. Haga clic en el pequeño botón de flecha hacia abajo a la derecha de la barra de búsqueda para abrir el panel de búsqueda avanzada de Gmail, donde puede buscar rangos de fechas y tamaños de archivos adjuntos, por línea de asunto y con otros filtros.

¿Necesitas más ayuda de Gmail? Aquí hay 15 atajos de Gmail que debe conocer  y  seis trucos de Gmail para minimizar el arrepentimiento, la frustración y el spam . Para mantenerse seguro, así es como puede proteger su cuenta de Gmail en cuatro sencillos pasos .

¿Qué es la Bandeja de entrada colaborativa en Gmail?

Esta función de Bandeja de entrada colaborativa de Google permitirá que un equipo de personas colabore en los mensajes. Estos mensajes se pueden etiquetar para que las personas del grupo puedan filtrar el chat para buscar ciertos tipos de mensajes. Antes de iniciar el grupo de bandeja de entrada colaborativa, debe habilitar esta función para un grupo existente, estos son los pasos que puede seguir.

Pasos para habilitar la bandeja de entrada colaborativa en Gmail

  1. Abra un navegador y navegue hasta Grupos de Google y luego elija uno de los grupos.
  2. Ahora, debe elegir una opción para asignar una sola conversación haciendo clic en la conversación o puede usar varias conversaciones señalando estas conversaciones, marque la casilla junto a los nombres del cartel.
  3. Ahora elija la opción de la parte superior para asignarse las conversaciones a sí mismo eligiendo Tomar o asignarla a otro grupo haciendo clic en la opción Asignar .
  4. Allí, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona para asignar la conversación y luego haga clic en Asignar .
  5. Si desea eliminarse de una conversación, puede elegir Descartar en la parte superior.
  6. Terminando

Luego, podrá ver la conversación en un grupo que le haya sido asignado mediante la búsqueda de grupos «Asignado a mí». Para obtener más consejos y trucos de Gmail, puede seguir GadgetsToUse en las páginas de redes sociales para mantenerse actualizado con nuevas guías.